9. التحكم في البيانات

في هذا الفصل ، سنرى تقنيات العمل مع البيانات ، وهي:

فرز البيانات
تصفية البيانات
التحقق من صحة البيانات
إضافة مجاميع فرعية

نعطي أمثلة هذا الدرس باستعمال المصنف التالي:

يمكنك تنزيل هذا المصنف من هذا الرابط

1.9. فرز البيانات

على سبيل المثال ، لنقم بفرز القائمة حسب تاريخ العضوية. لهذا:

حدد أية خلية في العمود "تاريخ الإنخراط"
انقر فوق علامة التبويب بيانات للشريط
انقر فوق الأمر الفرز من الأقدم إلى الأحدث. أو الأمر الفرز من الأحدث إلى الأقدم. حسب الترتيب الذي تريده

NB. تتوفر أيضًا أوامر الفرز في علامة تبويب الشريط الرئيسي ؛ حسب المسار: علامة التبويب الرئيسية / فرز وتصفية / فرز ...

الآن ، كيفية الفرز حسب عمودين؟ على سبيل المثال ، نريد دائمًا الفرز وفقًا لتاريخ الإنخراط ولكن مع فصل كل قطاع على حدة. لذلك ، يجب الفرز حسب القطاع وتاريخ الإنخراط على النحو التالي:

حدد أي خلية من القائمة
انقر فوق علامة التبويب بيانات للشريط
انقر فوق الأمر فرز

يظهر مربع الحوار فرز.

تأكد من تحديد خانة الاختيار "تحتوي البيانات على رؤوس".
حدد العمود "القطاع" في القائمة فرز حسب.
ثم انقر فوق الزر إضافة مستوى.

يتم إضافة مستوى آخر للفرز . اختر العمود "تاريخ الإنخراط" من القائمة ثم حسب.
أكد أخيرًا بالنقر فوق الزر موافق.

NB. يمكنك بالطبع إضافة مستويات فرز أخرى.

2.9. تصفية البيانات

تسمح لنا هذه التقنية بعرض مجموعة فرعية من قائمة بياناتنا وفقًا لمعيار واحد أو أكثر. على سبيل المثال ، نريد أن نعرض فقط:

أعضاء الجمعية الإناث
أعضاء الجمعية من قطاع واحد أو أكثر
الأشخاص الذين انضموا سنة 1439 ، على سبيل المثال
كما يمكن للمرء أن يفعل أيضا مزيج من اثنين أو أكثر من المعايير

إليك كيفية القيام بذلك:

حدد أية خلية من القائمة
انقر فوق علامة التبويب بيانات للشريط
انقر فوق الأمر تصفية

تجد إذا برؤوس الأعمدة أزرارا لفتح قائمة التصفية ، انقر على سبيل المثال على الزر في رأس العمود "القطاع"

يتم عرض قائمة من القيم التي يتضمنها العمود مرتبة ، مع مربع اختيار أمام كل قيمة.

انقر فوق خانة الاختيار "تحديد الكل" لمسح كافة خانات الاختيار
انقر فوق خانات الاختيار التي تريدها. على سبيل المثال ، حدد خانات القيم "التجارة" و "الخدمات".
تم استعمل الزر موافق للتأكيد. لاحظ أنه يتم عرض فقط الصفوف المتضمنة للقيم "التجارة" و "الخدمات" في العمود "القطاع"

يمكنك إضافة معايير أخرى. لعرض ، على سبيل المثال ، أعضاء قطاعي "التجارة" و "الخدمات" الذين يعيشون في "الرياض":

انقر فوق الزر الذي يفتح قائمة التصفية في رأس العمود "المدينة"
انقر فوق خانة الاختيار "تحديد الكل" لإلغاء تحديد كل خانات الاختيار
انقر فوق مربع الاختيار "الرياض"
انقر فوق الزر موافق للتأكيد.

لاحظ أنه في أسفل الشاشة ، يعرض Excel عدد السجلات (= الصفوف) التي تم العثور عليها أي التي توافق المعايير التي اخترتها :

أدعوك الآن لرؤية الخيارات في القائمة عوامل تصفية النصوص. انقر فوق الزر الذي يفتح قائمة التصفية في رأس عمود ممتليء بنص عادي (لا يحتوي على تواريخ أو أرقام) ، على سبيل المثال العمود "قطاع" ، ثم افتح القائمة عوامل تصفية النصوص :

لاحظ أيضًا الخيارات المتاحة لعمود من النوع أرقام. انقر فوق الزر الذي يفتح قائمة التصفية في رأس العمود "تبرع" ، ثم افتح القائمة عوامل تصفية الأرقام:

لاحظ أيضًا الخيارات المتاحة لعمود من النوع تواريخ. انقر فوق الزر الذي يفتح قائمة التصفية في رأس العمود "تاريخ الإنخراط" ، ثم افتح القائمة عوامل تصفية التاريخ :

لإلغاء تصفية عمود:

انقر فوق الزر الذي يفتح قائمة عوامل التصفية في رأس العمود المتضمن للتصفية المراد إلغاءها. على سبيل المثال ، العمود "القطاع"

تم انقر فوق إلغاء تطبيق عامل التصفية من "القطاع"

NB. لإلغاء جميع التصفيات، انقر فوق الزر تصفية في علامة التبويب بيانات.

3.9. التحقق من صحة البيانات

التحقق من صحة البيانات هو إمكانية تتيح لنا فرض قيود على القيم المقبولة في عمود. يمكننا ، على سبيل المثال ، إلزام أن تكون القيم التي يتم إدخالها في العمود أرقامًا محصورة بين عددين. كما يعد ذلك مفيدًا أيضًا عندما تكون القيم الممكنة للعمود محدودة كما هو الحال في العمود "الجنس" الذي يجب أن يحتوي فقط على القيم ذكر أو أنثى.

ولكن لماذا أفرض قيودًا ، خاصةً إذا كنت سأملأ البيانات بنفسي ؟

عادة ما تكون أنت الذي سوف تملأ الملف أو تعطيه للآخرين لملئه ، و لكن اعلم أننا معرضون للخطأ أثناء ملأ البيانات وأننا بحاجة إلى العمل بسرعة معينة. على سبيل المثال ، بالنسبة لعمود من التواريخ ، يتم إدخال قيم مثل "14-15-1437" عن طريق الخطأ. في هذه الحالة ، سيخبرك Excel فورًا أن القيمة التي تم إدخالها غير صحيحة.

كما سنرى بواسطة أمثلة ، أنه من الممكن عرض رسالة توضيحية ، عند تحديد الخلية المعنية. يمكننا أيضًا تحديد رسالة يتم عرضها عند إدخال قيمة غير صحيحة.

لنتخد مرة أخرى نفس المثال لهذا الفصل:
حدد العمود "تاريخ الإنخراط"
انقر فوق علامة التبويب بيانات للشريط
انقر فوق الأمر التحقق من صحة البيانات. يفتح مربع الحوار تحقق من صحة البيانات.

في مربع الحوار تحقق من صحة البيانات:

اختر "تاريخ" من قائمة السماح.

NB. تتم إضافة حقول وفقًا للقيمة المختارة من قائمة السماح.

في القائمة بيانات ، اترك الخيار "بين"
على افتراض أن الجمعية المعنية بهذا المصنف تم إنشاؤها في 23 ربيع الأول سنة 1437 الموافق ل "03/01/2016" ، إذن لم يكن أي انخراط في الجمعية قبل هذا التاريخ. لنضع القيمة "03/01/2016" في الحقل تاريخ البدء من مربع الحوار.
في الحقل تاريخ الانتهاء ، أدخل "()TODAY=". ترجع الدالة TODAY تاريخ اليوم ؛ حسب ما هو محدد في إعدادات نظام ويندوز الخاص بك.
أخيرًا انتقل إلى علامة التبويب "رسالة إدخال" في مربع الحوار

تتيح لك علامة تبويب رسالة إدخال في مربع الحوار تحقق من صحة البيانات تحديد رسالة تظهر عند تحديد الخلية ذات الصلة. أي بمجرد تحديد الخلية قبل كتابة أي شئ جديد:

أدخل عنوان الرسالة
أدخل نص الرسالة
ثم انتقل إلى علامة التبويب تنبيه إلى الخطأ في مربع الحوار

تتيح لك علامة التبويب تنبيه إلى الخطأ في مربع الحوار تحقق من صحة البيانات تحديد رسالة تظهر عندما يتم إدخال قيمة غير متوافقة مع قاعدة التحقق من الصحة في خلية ذات الصلة:

أدخل عنوان الرسالة
أدخل نص الرسالة
ثم أكد من خلال النقر على الزر موافق.

هناك أيضا إمكانية التحقق من صحة البيانات مقابل قائمة من القيم. هذه الإمكانية مناسبة للأعمدة "الجنس" و "القطاع" و "المدينة" في مثالنا ، حيث يقبل كل منها عددًا محدودًا من القيم.

دعنا نوضح ذلك بواسطة مثال يتمحور حول العمود "القطاع". لنبدأ بإدخال القيم في مجموعة من الخلايا. وبما أنني أفضل أن أدخل هذه القائمة في ورقة أخرى ، فسأقوم أولاً بما يلي:

إضافة جدول بيانات جديد. انقر فوق الزر "إضافة ورقة" في أسفل يمين نافذة Excel.
في الورقة التي تم إنشاؤها ، أدخل القيم كما يلي:

أعد تنشيط الورقة 1 ، من أجل ذلك انقر فوق علامة تبويب الورقة 1 في أسفل يمين نافذة Excel
حدد العمود "القطاع"
افتح مربع الحوار تحقق من صحة البيانات
اختر "قائمة" من القائمة السماح. اترك مربعي الاختيار "تجاهل الفراغ" و "قائمة منسدلة في الخلية"
أدخل عنوان النطاق A2:A7 من الورقة 2 في الحقل المصدر في مربع الحوار ؛ حيث أدخلنا قائمة قيم القطاع. أذكرك بأنه إذا كنت تريد أن يضيف Excel هذا العنوان:
- انقر في الحقل المصدر في مربع الحوار تحقق من صحة البيانات
- أعد تنشيط الورقة 2 ، من أجل ذلك انقر فوق علامة تبويب الورقة 2 في أسفل يسار نافذة Excel
- حدد نطاق الخلايا A2:A7
- أكد من خلال النقر على الزر موافق.

و كما في المثال السابق ، يمكنك إضافة رسالة إدخال و تنبيه إلى الخطأ.

لنرى الآن ما هي نتيجة أو ما هو تأثير هذا الإعداد الذي قمنا به :

انقر فوق خلية في العمود "القطاع". لاحظ الزر الذي يظهر على يمين الخلية
انقر فوق هذا الزر لفتح القائمة. لاحظ أن القائمة تحتوي على القيم التي أدخلتها في النطاق A2:A7 على الورقة 2
انقر فوق قيمة في القائمة ولاحظ أن هذه القيمة تكتب بصفة آلية في الخلية

4.9. إضافة مجموع فرعي

لنستخدم نفس المثال ونضيف المجاميع الفرعية لـ "التبرعات" حسب "المدينة" و "القطاع".

ولكن ، في حالتنا الحالية ، من المستحسن إجراء مسبقًا فرز حسب "المدينة" و "القطاع". أذكرك بإجراءات القيام بهذا الفرز:

انقر فوق خلية في قائمة البيانات
انقر فوق علامة التبويب بيانات
انقر فوق الأمر فرز. يظهر مربع الحوار فرز.

في مربع الحوار فرز:

تأكد من تحديد خانة الاختيار تحتوي البيانات على رؤوس.
اختر "المدينة" في القائمة فرز حسب.
ثم انقر فوق الزر إضافة مستوى

يتم إضافة مستوى ثاني للفرز. اختر "القطاع" من القائمة ثم حسب.
أكد أخيرًا بالنقر فوق الزر موافق.

الآن ، سوف نضيف مجاميع فرعية لـ "التبرعات" حسب "المدينة" و "القطاع":

انقر فوق خلية في قائمة البيانات
انقر فوق علامة التبويب بيانات
انقر فوق الأمر الإجمالي الفرعي. يظهر مربع الحوار الإجمالي الفرعي.

في مربع الحوار الإجمالي الفرعي الذي يظهر:

اختر "المدينة" من القائمة عند كل تغيير في
اختر "مجموع" من القائمة استخدام دالة
حدد خانة الإختيار ل "تبرع" في القائمة إضافة إجمالي فرعي إلى
انقر فوق الزر موافق

لاحظ إضافة سطر بمجموع فرعي لكل تغيير في القيمة في العمود "المدينة". لاحظ أيضًا إضافة رموز التجميع إلى يمين النافذة Excel. انقر فوق كل من رموز التجميع هذه ، ، ، و لرؤية النتيجة.

و الآن سوف نضيف مجاميع فرعية حسب "القطاع". للقيام بذلك ، انقر مرة أخرى على الزر الإجمالي الفرعي في علامة التبويب بيانات للشريط. يظهر مربع الحوار الإجمالي الفرعي. املأه على النحو التالي:

اختر "القطاع" من القائمة عند كل تغيير في.
اختر "مجموع" من القائمة استخدام دالة
حدد خانة الإختيار ل "تبرع" في القائمة إضافة إجمالي فرعي إلى
قم بإلغاء تحديد خانة الإختيار استبدال الإجمالات الفرعية الحالية ، حتى لا يقوم Excel بإلغاء المجموع الفرعي السابق
انقر فوق الزر موافق

لاحظ إضافة المجاميع الفرعية حسب "المدينة" و "القطاع". ولاحظ إضافة المستوى الرابع لرموز التجميع.

<< 8. التحكم في الأوراق

10. إدراج المخططات >>

تعليقات القارئ