11. Mise en page et Impression


Avant d’imprimer une feuille de calcul sur papier, il convient de définir sa mise en page. Cela implique de définir:

  • La zone de la feuille objet d’impression
  • La largeur des marges
  • L’orientation de la feuille
  • La taille de la feuille
  • La réduction/agrandissement par rapport à la taille normale

Le problème est que la vue (c’est à dire l’affichage) par défaut de Excel ne montre pas comment la page sera imprimée, c’est-à-dire sa mise en page. Pour voir la mise en page d’une feuille de calcul, il faut passer au mode d’affichage Mise en page ou au mode d’affichage Avec sauts de page. Une autre possibilité est d’afficher un Aperçu avant impression.

Allons développer tout cela en utilisant l’exemple de classeur téléchargeable ici.

11.1. Modes d’affichage Mise en page et Avec sauts de page

Vous pouvez passer au mode d’affichage Mise en page ou au mode d’affichage Avec sauts de page, à l’aide des boutons correspondant de l’onglet Affichage du ruban.

Modes d'affichage Onglet Affichage 

Ces boutons relatifs aux modes d’affichage sont également disponibles en bas à droite de la fenêtre Excel sans devoir passer à l’onglet Affichage du ruban.

 Modes d'affichage En bas de la fenetre

Ouvrez le classeur exemple de ce chapitre et passer au mode d’affichage Mise en page. Voici un aperçu :

Exemple Mise en page 

La mise en page montrée par cet aperçu n’est pas adéquate pour plusieurs raisons. Remarquons au moins que le tableau de données ne tient pas horizontalement sur une seule page ; comment savoir la date d’adhésion ou bien la ville de quelqu’un, sauf si je doive coller des feuilles l’une à côté de l’autre.

11.2. Affichage Aperçu avant Impression

La mise en page peut être vue également à l’aide de l’Aperçu avant Impression. Cliquez pour cela sur l’onglet Fichier du ruban :

Onglet Fichier du ruban

Cliquez ensuite sur l’onglet Imprimer, l’Aperçu avant Impression est affiché à droite de l’écran. Remarquez également les boutons en bas vous permettant de défiler les pages :

Aperçu avant Impression

Allons voir maintenant les tâches de mise en page les plus utilisées par les utilisateurs d’Excel.

11.3. Définition de la zone d’impression

Par défaut, Excel prend pour zone d’impression toute la zone remplie de votre feuille. Mais, il convient toujours de définir explicitement la zone d’impression. Soit que nous voulons imprimer uniquement une partie du contenu de la feuille. Ou bien la zone d’impression par défaut ne correspond pas à ce que nous voulons pour divers raisons…

Pour définir la zone d’impression, il faut d’abord sélectionner la plage de cellules correspondante. Pour notre cas, il s’agit du contenu entier de la feuille, soit la plage A1:H1475. Cliquez ensuite, à l’onglet Mise en page du ruban, sur la commande ZoneImpr puis Définir :

Zone d'impression Définir

11.4. Définition des largeurs des Marges

Il s’agit des marges laissées vides à droite, à gauche, en haut et en bas de la feuille imprimée. La commande Marges de l’onglet Mise en page du ruban permet de définir les largeurs des marges. Au menu qui apparait, choisissez une des 4 options ou bien choisissez Marges personnalisées pour ouvrir la boite dialogue Mise en page à l’onglet Marges.

Menu Mise en page Marges

A la boite dialogue Mise en page, définissez les largeurs que vous voulez, l’unité de mesure est le centimètre :

Boite de dialogue Mise en page Marges

11.5. Orientation de la page

Nous pouvons définir l’orientation de l’impression en Portrait ou Paysage. Nous utilisons pour cela la commande Orientation de l’onglet Mise en page du ruban. 

Menu Mise en page Orientation

11.6. Taille de la page

Pour définir la taille de la page, nous utilisons la commande Taille de l’onglet Mise en page du ruban. Principalement, deux tailles sont utilisées :

  • A4 : feuille de 21 cm x 29.7 cm
  • A3 : feuille de 29.7 cm x 42 cm

Menu Mise en page Taille

11.7. En-tête et pied de page

L’en-tête et pied de page est un contenu qui se répète sur chaque page en haut et en bas respectivement. Nous y mettons :

  • Le numéro de page
  • Un logo
  • Le titre
  • Le nom de l’auteur
  • La date d’impression. Etc…

Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue du groupe Mise en page de l’onglet Mise en page du ruban :

Lanceur de boite de dialogue Mise en page

Au niveau de la boite de dialogue Mise en page, cliquez sur l’onglet En-tête et pied de page. Utilisez ensuite les boutons En-tête personnalisé… et Pied de page personnalisé…

Boite de dialogue Mise en page Entete et Pied

Ajoutons à l’en-tête de page un logo et la date d’impression sous forme « Le xx/xx/xxxx à xx:xx ». Cliquez pour cela sur le bouton En-tête personnalisé… La boite de dialogue En-tête est ouverte :

Boite de dialogue Entete

Cette boite de dialogue montre 10 boutons que l’on peut utiliser pour ajouter du contenu aux parties gauche, centrale et droite. En passant le pointeur de la souris sur chacun de ces boutons, Excel affiche une info-bulle décrivant leurs objets.

Pour ajouter le logo et la date d’impression :

  • Cliquez au champ Partie gauche
  • Puis saisissez "Le ", cliquez sur le bouton Insérer la date, saisissez " à " et cliquez sur le bouton Insérer l’heure. Il convient de saisir le caractère espace comme indiqué après "Le" et avant et après "à".
  • Cliquez au champ Partie droite
  • Puis cliquez sur le bouton Insérer une image

Boite de dialogue Entete

La boite de dialogue Insertion d’images est ouverte. Au niveau de cette boite de dialogue, cliquez sur le bouton Parcourir selon l’emplacement de votre fichier image ou bien Recherche sur Bing.

Boite de dialogue Insertion d'images

Si vous voulez utiliser mon fichier image comme Logo, téléchargez le ici. Sinon, utilisez n'importe quel fichier image.

Si le fichier image est enregistré sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Parcourir correspondant à A partir d’un fichier. L’explorateur de fichiers de Windows est ouvert. Sélectionnez votre fichier image et validez, pour revenir à la boite de dialogue En-tête.

Remarquez que lorsque vous cliquez au champ Partie droite, où nous avons ajouté l’image, le bouton Mettre en forme l’image devient actif

Boite de dialogue Entete

Cliquez sur le bouton Mettre en forme l’image. La boite de dialogue Format de l’image apparait. Il convient de redimensionner l’image pour avoir une taille adéquate. A l’extrait ci-après, j’ai réduit la taille à 25% :

Boite de dialogue Format de l'image

Validez avec le bouton OK. Vous revenez à la boite de dialogue En-tête et pied de page.

Cliquez maintenant sur le bouton Pied de page personnalisé… pour ouvrir la boite de dialogue Pied de page. Au pied de page, nous allons ajouter le nom de la feuille et le numéro de page:

  • Cliquez au champ Partie gauche
  • Puis cliquez sur le bouton Insérer le nom de la feuille
  • Cliquez au champ Partie droite
  • Puis cliquez sur le bouton Insérer un numéro de page, saisissez " / " et cliquez sur le bouton Insérer le nombre de pages. Il convient de saisir le caractère espace comme indiqué avant et après "/".

Boite de dialogue Pied de page

Validez par le bouton OK. Validez également la boite de dialogue En-tête et pied de page par le bouton OK.

11.8. Ligne à répéter en haut

Si vous passez en mode d’affichage Mise en page ou si vous affichez un Aperçu avant impression, alors vous pouvez constater que les entêtes de colonnes sont présents uniquement à la première page.

Voici un extrait de la première page avec les entêtes de colonnes présents en haut :

Extrait première page

Voici un extrait de la deuxième colonne : nous voyons bien l’absence des entêtes de colonnes :

Extrait deuxième page

Cela est normal, puisque les en-têtes de colonnes sont inscrits à la ligne 1 de la feuille de calcul. Mais, vous pouvez demander à Excel d’ajouter cette première ligne, lors de l’impression, au début de chaque page imprimée. Voici comment :

  • Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue du groupe Mise en page de l’onglet Mise en page du ruban :

Lanceur de boite de dialogue Mise en page

Au niveau de la boite de dialogue Mise en page :

  • Cliquez sur l’onglet Feuille
  • Cliquez au champ Ligne à répéter en haut
  • Sélectionnez la ligne 1 à la feuille de calcul. L’adresse de la ligne 1 est inscrite au champ Ligne à répéter en haut
  • Valider avec le bouton OK.

Ligne à répéter en haut

11.9. Agrandissement/Réduction

Revenons au mode d’affichage Mise en page. Nous constatons toujours que le tableau de données ne tient pas horizontalement sur la même feuille.

Exemple Réduction Agrandissement

Ce problème peut être résolu à l'aide d'un élargissement de la page, que l'on peut faire de l'une des manières suivantes :

  • Réduction des marges
  • Orientation Paysage
  • Taille A3

Nous avons déjà vu comment appliquer ces solutions. Mais, une autre solution, auquel on en a souvent recours en Excel, est la réduction ou l’agrandissement par rapport à la taille normale de la page.

Procédez de cette manière :

  • Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue du groupe Mise en page de l’onglet Mise en page du ruban :

Lanceur de boite de dialogue Mise en page

Au niveau de la boite de dialogue Mise en page :

  • Cliquez sur l’onglet Page
  • Entrez 82 au champ Réduire/agrandir à
  • Valider avec le bouton OK.

Boite de dialogue Mise en page Réduction

Passez au mode d'affichage Mise en page pour vérifier.


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