دمج المراسلات لبرنامج وورد 2016
يسمح دمج المراسلات لبرنامج Word بإنشاء العديد من المستندات انطلاقا من مستند نمودجي بإضافة معلومات مستخلصة من قائمة. يمكن أن تأتي قائمة المعلومات من ملف Excel أو مصدر بيانات آخر. و يمكن تخصيص المستندات التي يتم إنتاجها أو طباعتها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال ، نمودج الرسالة التالي:
يجب توجيه هذه الدعوة إلى جميع أو بعض أعضاء الجمعية. و قد تم حفظ قائمة الأعضاء بملف Excel. حيث يجب استبدال النصوص السيد/السيدة و الإسم/الأول و الإسم/الثاني و المدينة في النمودج المبين أعلاه لكل عضو بالمعلومات المقابلة الواردة في الورقة Excel.
فيما يلي مقتطف من الورقة Excel:
يمكنك تنزيل الملف نمودج الرسالة و الملف قائمة أعضاء الجمعية.
اتبع هذه الخطوات لإنشاء رسالة لكل عضو من الأعضاء 1475 وفقًا للنمودج أعلاه:
الخطوة الأولى: بدء دمج المراسلات
افتح الملف Word نمودج الرسالة وانقر فوق القائمة بدء دمج المراسلات في علامة التبويب المراسلات للشريط.
ستجد تحت هذه القائمة الخيارات:
- رسائل
- الرسائل بريد إلكتروني
- مغلفات ...
- ملصقات ...
- دليل
يكمن الاختلاف بين هذه الخيارات بالأساس في تخطيط الوثائق المنتجَة. أما فيما يتعلق بالتقنية الموضحة أدناه، فنتبع نفس الإجراءات بغض النظر عن الخيار الذي تم اختياره.
أما الخيار مستند Word عادي فهو يحذف كافة إعدادات دمج المراسلات التي قمت بها.
انقر فوق الخيار رسائل.
الخطوة الثانية: تحديد المستلمين
يتم في هذه الخطوة تحديد مصدر البيانات المراد تضمينها في المستند النمودجي. فيما يخص المثال الذي اتخذناه، يجب إنشاء رابط مع القائمة المحفوظة في الملف Excel.
انقر فوق القائمة تحديد المستلمين في علامة التبويب مراسلات للشريط. ستجد 3 خيارات متاحة:
- الخيار الأول: كتابة قائمة جديدة ... في هذه الحالة ستحصل على مربع الحوار قائمة عناوين جديدة حيث يمكنك إدخال قائمة المستلمين.
- الخيار الثاني: استخدم قائمة موجودة ... في هذه الحالة ، ستحصل على مستكشف الملفات Windows مما يسمح لك بتحديد الملف مصدر البيانات.
- الخيار الثالث: اختيار من جهات اتصال Outlook ... وهذا يتطلب أن تكون قد أعددت Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
فيما يخص المثال الذي اتخذناه ، يجب استخدام الخيار الثاني استخدام قائمة موجودة ... ثم استخدام مستكشف الملفات Windows ، الذي يُفتح ، لتحديد الملف Excel الذي يحتوي على قائمة المشتركين.
يُفتح مربع الحوار تحديد جدول الذي يسمح لك بتحديد الورقة التي تحتوي على قائمة المشتركين. تذكر أن ملف Excel يمكن أن يحتوي على العديد من الأوراق.
حدد الورقة 1. وانقر فوق الزر موافق.
لاحظ الآن:
- الأوامر في علامة التبويب مراسلات للشريط التي أصبحت نشطة.
- إذا قمت بالنقر فوق الزر إدراج حقل دمج ، سترى رؤوس الأعمدة للورقة Excel المرتبطة.
- إذا قمت بالنقر فوق الزر السجل الأخير ، فسيتم عرض القيمة 1474 في الحقل رقم السجل.
و لكن ، لم يتم بعد دمج أي معلومات من قائمة المشتركين في المستند.
الخطوة الثالثة: إدراج حقل دمج
خلال هذه الخطوة ، سنستبدل النصوص السيد/السيدة و الإسم/الأول و الإسم/الثاني و المدينة في المستند النموذجي بالمعلومات الواردة في قائمة المشتركين في الورقة Excel. لهذا:
1. افتح الملف Word الرسالة النمودجية
2. حدد النص السيد/السيدة أو احذفه.
3. افتح القائمة إدراج حقل دمج في علامة التبويب المراسلات للشريط وانقر فوق السيدالسيدة.
القائمة الفرعية السيدالسيدة هي رأس العمود C من الورقة Excel المرتبطة. سيتم إدراج كل قيمة خلية في العمود C من الورقة لإنتاج 1474 نسخة. كل نسخة تتعلق بمشترك في الجمعية.
كرر الخطوتين 2 و 3 للنصوص "الإسم الأول" و "الإسم الثاني" و "المدينة".
4. يمكنك أيضًا إدراج حقل عند إدخال النص في المستند النمودجي. على سبيل المثال ، أضف الفقرة التالية في نهاية المستند:
و تقبلوا ، السيد/السيدة الإسم/الأول الإس/ الثاني ، خالص تحياتنا الودية.
- أدخل النص " و تقبلوا ، ".
- إضافة الحرف "مساحة"
- افتح القائمة إدراج حقل دمج في علامة التبويب المراسلات للشريط وانقر فوق السيدالسيدة.
- إضافة الحرف "مساحة"
- افتح القائمة إدراج حقل دمج في علامة التبويب المراسلات للشريط وانقر فوق الإسم.
- إضافة الحرف "مساحة"
- افتح القائمة إدراج حقل دمج في علامة التبويب المراسلات للشريط وانقر فوق إسم_الأب.
- أدخل النص " ، خالص تحياتنا الودية.".
فيما يلي مقتطف من المستند بعد هته الخطوات:
يتم عرض حقول الدمج على شكل رؤوس الأعمدة للقائمة المرتبطة محاطة بعلامات اقتباس.
5. انقر فوق الأمر معاينة النتائج في علامة التبويب المراسلات للشريط. لاحظ أنه يتم استبدال رؤوس الأعمدة بالبيانات المستخرجة من القائمة.
ملاحظة: إذا كنت ترغب في تعطيل طريقة العرض معاينة النتائج ، انقر فوق هذا الأمر مرة أخرى.
6. استخدم أزرار المجموعة معاينة النتائج في علامة التبويب المراسلات للشريط لأجل التنقل بين السجلات في القائمة. يمكنك أيضًا كتابة رقم في الحقل رقم السجل والتأكيد باستخدام الزر Enter على لوحة المفاتيح للوصول إلى السجل الذي ترغب.
ملاحظة: إذا كنت بحاجة إلى تمييز حقول الدمج ، وهو أمر مفيد عندما يحتوي المستند على عدد كبير من الحقول ، استخدم الأمر تمييز حقول الدمج في علامة التبويب المراسلات للشريط. يمكنك تعطيل طريقة العرض هذه بالنقر فوق هذا الأمر مرة أخرى.
الخطوة الرابعة: إنهاء و دمج
من خلال النقر فوق القائمة إنهاء ودمج لعلامة التبويب المراسلات للشريط ، هناك 3 خيارات ممكنة:
1. الخيار الأول: تحرير المستندات المفردة ...
إذا قمت بالنقر فوق هذا الخيار ، فستحصل على مربع الحوار دمج بالمستند الجديد. يتيح لك مربع الحوار هذا تحديد السجلات ، أي الصفوف ، من القائمة Excel المرتبطة التي سيتم استخدامها للدمج.
في هذه الحالة ، يتم إنشاء مستند جديد يتضمن نسخة من المستند النمودجي لكل من السجلات المحددة. و هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت ترغب في تحيين الصفحات لبعض السجلات.
يمكن بعد ذلك طباعة المستند الذي تم إنشاؤه أو حفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. الخيار الثاني: طباعة المستندات ...
إذا قمت بالنقر فوق هذا الخيار ، فستحصل أيضا على مربع الحوار دمج بالمستند الجديد. الاختلاف الوحيد مع الخيار الأول هو أنه في هذه الحالة ، ستتم طباعة الصفحات مباشرةً دون إمكانية تحيينها أو حفظها.
3. الخيار الثالث: إرسال رسائل بريد إلكتروني ...
إذا قمت بالنقر فوق هذا الخيار ، فسيظهر مربع الحوار دمج بالبريد الإلكتروني.
في مربع الحوار هذا:
- في القائمة إلى، حدد العمود من القائمة Excel المرتبطة التي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني للمخرطين.
- في الحقل سطر الموضوع ، أدخل موضوع البريد. فيما يخص المثال الذي اتخذناه أدخل على سبيل المثال "دعوة لحضور أمسية خيرية".
- في القائمة تنسيق البريد ، اترك الخيار الافتراضي HTML إذا كنت تريد أن يظل تنسيق النص والرسومات المضمنة في المستند مدرجة في الرسائل المرسلة.
- بعد ذلك ، حدد السجلات من القائمة Excel المرتبطة والتي تريدها معنية بعملية إرسال البريد.
ملاحظة: يتطلب ذلك إعداد Outlook على جهازك. يحدد هذا الإعداد مرسل الرسالة الذي يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني.
خطوة أخرى: تحرير قائمة المستلمين
على سبيل المثال ، ماذا لو كنت ترغب في استبعاد عدد قليل من الأشخاص ، أو أن الأشخاص المعنيين بخطابك هم فقط المشتركون من مدينة معينة ...؟
للقيام بذلك ، استخدم الأمر تحرير قائمة المستلمين في علامة التبويب المراسلات للشريط.
يثم فتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، والذي يعرض قائمة المستلمين المستخرجة من الورقة Excel المرتبطة.
لنفترض أنك تريد إنتاج الرسالة فقط لعدد قليل من الأشخاص في القائمة. لهذا:
1. انقر فوق خانة الاختيار في أعلى القائمة لإلغاء تحديد جميع المستلمين
2. ثم انقر فوق خانات الاختيار الخاصة بالمستلمين الذين تريد إضافتهم.
يمكنك أيضًا استخدام مربع الحوار هذا لتصفية القائمة. لنفترض ، على سبيل المثال ، أننا نريد دعوة المشتركين في مدينة جدة فقط.
ملاحظة: إذا قمت بتصفية البيانات على مستوى الورقة Excel ، فلن يتم أخذ هذه التصفية في الاعتبار.
و لكن ، يمكنك استخدام مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات لتصفية البيانات. انقر على الرابط عامل تصفية ...
يُفتح مربع الحوار تصفية وفرز. في مربع الحوار هذا:
- حدد "المدينة" في القائمة الحقل
- حدد "يساوي" في القائمة مقارنة
- أدخل القيمة "جدة" في الحقل مقارنة مع.
ملاحظة: يمكنك استخدام مربع الحوار هذا لإضافة معايير تصفية أخرى.
تعليقات القارئ
