Publipostage Word 2016

---

Le publipostage du logiciel Word permet la génération de plusieurs documents à partir d’un document modèle par ajout d’informations issues d’une liste. La liste d’informations peut provenir d’un fichier Excel ou d’une autre source de données. Les documents produits peuvent être personnalisés, imprimés ou envoyés par courrier électronique.

Soit par exemple le modèle de lettre suivante :

Cette invitation doit être adressée à tout ou une partie des membres d’une association. La liste des membres est enregistrée en un fichier Excel. Le texte Mr/Mme, Prénom, Nom et Ville dans l’extrait ci-dessus doit être remplacé pour chaque membre par l’information lui correspondant provenant de la feuille Excel.

Voici un extrait de la feuille Excel :

Vous pouvez télécharger le fichier modèle de lettre et la liste des membres de l’association.

Procédez comme suit pour créer une lettre pour chacun des 1475 membres selon le modèle ci-dessus :

1^ère étape : Démarrer la fusion et le publipostage

Ouvrez le fichier Word de modèle de lettre et cliquez sur le menu Démarrer la fusion et le publipostage de l’onglet Publipostage du ruban.

Vous trouverez sous ce menu les options :

• Lettres
• Message électroniques
• Enveloppes…
• Etiquettes…
• Répertoires…

Pratiquement la différence entre ces options a trait à la mise en page des documents produits. En ce qui concerne la technique décrite ci-après, ce sera la même procédure quelle que soit l’option choisie.

L’option « Document Word normal » supprime toutes les configurations de Publipostage effectuées.

Cliquez sur l’option Lettres.

2^ème étape : Sélection des destinataires

Cette étape consiste en la définition de la source de données à intégrer dans le document modèle. Pour notre exemple ça sera l’établissement du lien avec la liste enregistrée au fichier Excel.

Cliquez sur le menu Sélection des destinataires de l’onglet Publipostage du ruban. 3 options sont offertes :

• La 1^ère option : Entrer une nouvelle liste… Dans ce cas vous aurez la boite de dialogue Créer une liste d’adresses où vous pouvez saisir la liste des destinataires.
• La 2^ème option : Utiliser la liste existante… Dans ce cas vous aurez l’explorateur Windows vous permettant de sélectionner un fichier source de données.
• La 3^ème option : Sélectionner à partir des contacts Outlook… Cela nécessite qu’Outlook soit configuré sur votre poste.

Pour notre exemple, utiliserez la 2^ème option Utiliser la liste existante… Utilisez ensuite l’explorateur Windows, qui s’ouvre, pour pointer sur le fichier Excel contenant la liste des abonnés.

S’ouvre alors la boite de dialogue Sélectionner le tableau vous permettant de sélectionner la feuille où est inscrite la liste des abonnés… N’oubliez pas qu’un fichier Excel peut contenir une multitude de feuilles.

Sélectionnez la feuille Feuil1. Et cliquez sur le bouton OK.

Remarquez maintenant :

• Les commandes de l’onglet Publipostage du ruban qui sont devenues actives.

• Si vous cliquez sur le menu Insérer un champ de fusion, vous verrez les entêtes de colonnes de la feuille Excel liée.

• Si vous cliquez sur le bouton Dernier enregistrement, la valeur 1474 s’affiche au champ Numéro d’enregistrement.

Cependant, aucune information de la liste des abonnés n’est encore intégrée dans le document.

3^ème étape : Insertion de champs de fusion

Au cours de cette étape, nous allons remplacer le texte Mr/Mme, Prénom, Nom et Ville au niveau du document modèle par l’information issue de la liste des abonnés de la feuille Excel. Pour cela :

1. Ouvrez le fichier Word modèle de lettre

2. Sélectionnez le texte Mr/Mme ou bien supprimer le.

3. Ouvrez le menu Insérer un champ de fusion à l’onglet Publipostage du ruban et cliquez sur Titre

Le sous-menu Titre est l’entête de la colonne C de la feuille Excel liée. Chaque valeur de cellule de la colonne C sera insérée dans le document produisant ainsi 1474 exemplaires. Chaque exemplaire est relatif à un abonné de l’association.

Répétez les étapes 2 et 3 pour le texte « Prénom », « Nom » et « Ville ».

4. Vous pouvez également insérer un champ de fusion au fur et à mesure de la saisie du texte dans le document modèle. Ajoutons par exemple le paragraphe suivant à la fin du document :

Veuillez agréer, «Titre» «Prénom» «Nom», l'expression de nos cordiales salutations.

• Saisissez le texte « Veuillez agréer, ».
• Ajoutez un caractère espace
• Ouvrez le menu Insérer un champ de fusion à l’onglet Publipostage du ruban et cliquez sur Titre.
• Ajoutez un caractère espace
• Ouvrez le menu Insérer un champ de fusion à l’onglet Publipostage du ruban et cliquez sur Prénom.
• Ajoutez un caractère espace
• Ouvrez le menu Insérer un champ de fusion à l’onglet Publipostage du ruban et cliquez sur Nom.
• Saisissez le texte « , l'expression de nos cordiales salutations. ».

Voici un extrait du document après ces manipulations :

Les champs de fusion sont affichés sous forme d’entêtes des colonnes de la liste liée entourées par des guillemets.

5. Cliquez sur la commande Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage du ruban. Remarquez que les entêtes de colonnes sont remplacés par les données extraites de la liste.

NB. Si vous voulez désactiver le mode d’affichage Aperçu des résultats, cliquez encore une fois sur cette commande.

6. Utilisez les boutons du groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage du ruban pour naviguer entre les enregistrements de la liste. Vous pouvez également écrire un nombre dans le champ Numéro d’enregistrement et valider avec le bouton Entrer du clavier pour atteindre l’enregistrement correspondant.

NB. Si vous avez besoin de mettre en évidence les champs de fusion, ce qui est utile lorsque le document contient un grand nombre de champ, utilisez la commande Champs de fusion en surbrillance de l’onglet Publipostage du ruban. Vous pouvez désactiver ce mode d’affichage en cliquant encore sur cette commande.

4^ème étape : Terminer & fusionner

En cliquant sur le menu Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage du ruban, 3 options sont possibles :

1. La 1^ère option : Modifier des documents individuels…

Si vous cliquez sur cette option, la boite de dialogue Fusion avec un nouv. Doc. apparait. Cette boite de dialogue vous permet de sélectionner les enregistrements, c’est-à-dire les lignes, de la liste Excel liée qui seront utilisés pour la fusion.

Dans ce cas, un nouveau document correspondant aux enregistrements sélectionnés est créé. C’est particulièrement utile si vous voulez modifier les pages relatifs à quelques enregistrements.

Le document produit peut être ensuite imprimé ou enregistré sur votre poste.

2. La 2^ème option : Imprimer les documents…

Si vous cliquez sur cette option, vous aurez également la boite de dialogue Fusion avec un nouv. Doc. La seule différence par rapport à la 1^ère option est que dans ce cas les pages correspondant aux enregistrements sélectionnés seront directement imprimés.

3. La 3ème option : Envoyer des messages électroniques…

Si vous cliquez sur cette option, la boite de dialogue Fusionner avec un message électronique apparaît :

• Au niveau de la liste A, sélectionnez la colonne de la liste Excel liée qui contient les adresses Mail des destinataires.
• Au champ Ligne Objet, Saisissez l’objet du Mail. Pour notre cas « Invitation à une soirée de gala » par exemple.
• Au niveau de la liste Format des messages, laissez l’option par défaut HTML si vous voulez que le formatage de texte et les graphiques intégrés au document restent inclus dans les messages envoyés.
• Définissez ensuite les enregistrements de la liste Excel liée qui seront concernés par l’opération d’envoi de Mail.

NB. Cela nécessite qu’Outlook soit configuré sur votre poste. Cette configuration définit l’expéditeur du message qui doit être votre adresse Mail.

Autre étape : Modifier la liste des destinataires

Comment faire si vous voulez par exemple exclure quelques personnes, ou bien que les personnes concernées par votre lettre soient uniquement les abonnés habitant à une certaine ville… ?

Pour cela, utilisez la commande Modifier la liste des destinataires de l’onglet Publipostage du ruban.

S’ouvre alors la boite de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, qui montre la liste des destinataires extraite du fichier Excel liée.

Supposons que vous voulez produire la lettre uniquement pour quelques personnes de la liste. Pour cela :

1. Cliquez sur la case à cocher se trouvant à l’entête de la liste pour décocher tous les destinataires
2. Cliquez ensuite sur les cases relatives aux destinataires que vous voulez ajouter.

Vous pouvez également utiliser cette boite de dialogue pour filtrer la liste. Supposons par exemple, que nous voulons inviter uniquement les abonnés de la ville de Toulouse.

NB. Si vous filtrer les données au niveau du fichier Excel, ce filtre ne sera pas pris en compte.

Par contre, vous pouvez utiliser la boite de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, pour filtrer les données. Cliquez pour cela sur le lien Filtrer…

S’ouvre la boite de dialogue Filtrer et trier. Au niveau de cette boite de dialogue :

• Sélectionnez « Ville » dans la liste Champ
• Sélectionnez « Egal à » dans la liste Comparaison
• Saisissez la valeur « Toulouse » dans le champ Comparer à

NB. Vous pouvez utiliser cette boite de dialogue pour ajouter d’autres critères de filtre.

---